Rozliczanie kosztów związanych z użytkowaniem pojazdów.
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej, jeżeli samochód ten jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika. Tak wynika z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o PDOP i art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PDOF, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2019 r.
Podatnik może zatem zaliczyć do kosztów podatkowych 75% wydatków z tytułu używania ww. samochodu. Poniesione wydatki obejmują także kwotę VAT naliczonego, która zgodnie z przepisami o VAT nie podlega odliczeniu.
Ww. regulacje dotyczą zarówno samochodów osobowych wpisanych do ewidencji środków trwałych, jak również używanych przez podatnika np. na podstawie umowy leasingu, najmu czy dzierżawy.
UWAGA! Uznaje się, że samochód osobowy jest używany do celów mieszanych generalnie wtedy, gdy nie jest prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT (warunek ten nie dotyczy podmiotów, które zgodnie z przepisami o VAT, nie mają obowiązku prowadzenia takiej ewidencji, m.in. podatników zwolnionych z VAT)
Omawiane ograniczenie nie ma zastosowania, gdy samochód osobowy wykorzystywany jest przez podatnika wyłącznie do celów prowadzonej działalności.
W objaśnieniach podatkowych z 9 kwietnia 2020 r. MF wyjaśniło, że limitem w wysokości 75% (w przypadku używania samochodu osobowego do celów mieszanych) objęto wydatki ponoszone np. na: nabycie paliw silnikowych, serwis samochodu, wymianę opon, myjnię, naprawy i części zamienne, wymianę płynu hamulcowego oraz płynu do spryskiwaczy, opłaty za przejazd autostradą, badania diagnostyczne, abonament radiowy wyłącznie za radio wykorzystywane w samochodzie, czynsz najmu/dzierżawy garażu/miejsca postojowego/parkingu, remont powypadkowy samochodu.
Wykorzystywanie samochodu osobowego wyłącznie dla celów prowadzonej działalności
W sytuacji, gdy samochód osobowy jest używany – przez czynnego podatnika VAT – wyłącznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej, co potwierdza ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona dla celów VAT, to wydatki związane z używaniem takiego pojazdu mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w pełnej wysokości (bez VAT, który podlega odliczeniu).
Zasady odliczania VAT od samochodów
Czynny podatnik VAT ma generalnie prawo odliczać VAT od zakupu towarów i usług w zakresie, w jakim są one wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i pod warunkiem, że nie zaistnieją przesłanki wykluczające to prawo (patrz: art. 86 ust. 1 i art. 88 ustawy o VAT).
Kwestie dotyczące prawa do odliczania VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi zostały dodatkowo uregulowane w art. 86a ww. ustawy. Chodzi tu o pojazdy samochodowe w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym, o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony.
Do wydatków związanych z ww. pojazdami samochodowymi zalicza się wydatki dotyczące m.in.:
używania tych pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, związane z tą umową,
nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów.
Co do zasady, podatnik ma prawo odliczyć 50% VAT wynikającego z faktur dotyczących wskazanych wydatków. Od powyższej zasady ustawodawca przewidział jednak pewne wyjątki, po spełnieniu których prawo do odliczenia VAT od wydatków na pojazdy samochodowe może wynieść 100%.
Podatnik ma prawo do pełnego odliczenia VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi m.in., jeżeli pojazd wykorzystywany jest wyłącznie do działalności gospodarczej. Można zaś uznać, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do działalności m.in. wówczas, gdy podatnik określi zasady jego używania wykluczające jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością oraz prowadzi ewidencję przebiegu tego pojazdu. Podatnik ma wówczas obowiązek złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego informację o tym pojeździe (VAT-26) w terminie 7 dni od dnia, w którym poniesie pierwszy wydatek związany z tym pojazdem.
